蔡林 认识跨部门沟通高清

ETC040501－了解跨部门沟通

 

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通过学习资源本课程，您将能够：

● 了解跨部门沟通的重要性；

● 掌握组织的“冰山原理”；

● 对跨部门沟通有基本了解；

● 通过个人测试，学会进行人际沟通能力。

 

 

了解跨部门沟通

1.什么是跨部门沟通？

跨部门沟通是指组织内不同部门之间的沟通。每个组织都是一个有机的操作员，每个部门都会与其他部门进行沟通和合作。在完成工作的过程中，将涉及跨部门事务。

 

 

图1  组织架构图

 

图1是企业的组织结构图。从纵向上看，组织之间的联系是上级、中层和下层；从横向上看，许多部门形成了一个大组织。组织存在是为了实现共同的目标。各部门在组织系统中进行互动，以实现组织目标。

 

案例

如此“高”的执行力

随着2002年春节的临近，温州的一家企业召开了跨部门会议，在新年推广一种新产品。会议上明确表示，公司必须在春节前广告和推广去年设计的新产品。并决定由市场部领导，由生产部和其他相关部门合作。

市场部负责人小王接到任务后，立即开始工作。小王先去生产部找生产部分配的两名人员，让他们到仓库组装已经制作的零件。任务安排完成后，生产部人员立即完成。但第二天下午，生产部反馈两个U型螺钉，无法安装。小王知道这个问题后，立即开始处理——他去了仓库，向仓库工作人员解释了这件事，但他被告知U型螺钉在两个月前用完了，仓库工作人员在提交报告后没有回应。于是小王去采购部找采购员小李。小李告诉他，采购工作已经安排好了，但由于长期欠款，供销商不愿意供货。于是小李去财务部找财务部经理。经核实，财务部经理发现公司确实向供销商欠款，但表示无法解决问题，老板也无能为力。

小王别无选择，只能直接去找老板。老板一打电话就解决了这个问题。供应商立即发货，小王松了一口气离开了。这时，老板陷入了深思熟虑。如果公司里的一切都要自己处理，雇佣这些员工重薪有什么意义？

 

在这种情况下，所有部门都积极配合小王的工作，小王并没有半分懈怠。可以说他“执行力很强”，但最终目标没有实现，所以他不能被称为高执行力的组织。判断一个组织执行力的标准在于它最终是否达到了结果。

这个组织不可避免地会扩大，“森林里有各种各样的鸟”。由于工作关系，人们需要与不同类型的人沟通，并具备跨部门的沟通技能，以更好地完成任务。管理学中有一个著名的双50%理论，是指经理每天花50%以上的时间进行沟通，如会议、与客户谈判、工作分配、评估和评估；工作中50%以上的障碍是在沟通中产生的。许多组织的执行力不强，沟通起着非常关键的作用。此外，绩效往往与主管花在沟通上的时间成正比。如果部门经理每天花更多的时间进行沟通，部门的任务就会完成得更好；如果部门经理沟通时间少，部门绩效通常不好。在大多数情况下，部门经理的个人任务完成得很好，而其他员工没有完成。这些经理是商业专家，不是管理专家，不适合管理。

 

二、跨部门沟通的重要性

1.沟通方式决定最终结果

 

小故事

魏征直谏

唐朝是中国的繁荣时期。贞观时期，魏征以直接建议而闻名。他经常在早期制造唐太宗，但太宗一直在重用他，君臣关系一直很好。

根据贞观政要的记载，唐太宗临朝时，在阐述了最近的国家政治之后，他将把自己的成就归功于大臣们的建议。大臣们听了之后非常激动，更加忠诚，但魏征会说：“这些功劳都是皇帝的，是皇帝的智慧。只有当导演说出来时，大臣们才会提出建议。如果你不被说出来，大臣们怎么敢做龙鳞呢？”太宗听了之后身心都很舒服。

魏征死后，唐太宗非常难过，说:“以铜为镜，可以正衣；以史为镜，可以知兴替；以人为镜，可以知得失。”认为魏征的死是整个朝代的损失。

 

谋士田丰

三国时期，田丰是袁绍帐下的谋士，在官渡之战之前，袁绍多次想攻打曹操，称霸天下，但都被田丰劝阻。

终于有一天，袁绍决定打这场仗，军队即将开拔，被田丰封锁。田丰说:“主人，不要打这场仗，否则会输的。我们应该等待机会。现在我们粮草丰富，曹操粮草不足。只要我们观察变化，我们就能赢。但袁绍没有听田丰的话，他以为自己用70万人攻打7万人，怎么会输呢？而且田丰在战前动摇了军心，袁绍一怒之下就要砍他了。在下属的劝说下，决定把他关进监狱。

军队开拔两天后，前方传来战报，袁绍战败。田峰知道他的死亡已经到来，因为袁绍任性傲慢。如果他被打败了，他回来后只会骂他；不幸的是，他失败了，回来后会杀了他。果然，袁绍回来后下令杀了田峰。

 

田峰和魏正都是顾问，他们都喜欢直接提出建议，但他们的命运却大不相同。原因是他们以不同的方式与上级沟通。这也表明，在沟通过程中，以不同的方式进行沟通，结果是不同的。

普林斯顿大学对10000名成功经理进行了调查，发现他们成功的秘诀是智慧+专业+经验占25%，良好的沟通能力占75%。因此，良好的沟通能力对经理的发展非常重要。

2.沟通是组织的生命线

企业管理具有计划、组织、领导、控制等功能，沟通是主线之一。沟通是实现管理能力的主要途径、手段和途径，是企业组织的生命线。没有沟通，就没有管理。

 

案例

对手变朋友

饺子和饺子是中国人最喜欢的食物。河南有两家生产速冻食品的企业。先发展起来的企业主原本是医生，因为家庭条件选择在海里卖饺子。后来生意越来越红火。有一次，当他去北方出差时，他发现北方人会把饺子和饺子放在外面冷冻。当他想吃的时候，他会把饺子摘下来。他受到启发，开始制作速冻食品。从那时起，该公司逐渐发展起来，并推动许多当地企业生产速冻食品。

后来的企业在嫉妒的同时偷老师学习艺术，掌握了客户和产品，公司开始高薪聘请会做饺子大师，并邀请一位歌手唱一首与公司一致的歌曲，提高了公司的知名度，所以公司也慢慢发展。此外，公司的老板在公司门口立了一块碑，上面写着“食泽民生”，意思是人们靠粮食谋生。碰巧公司的老板叫泽民，这句话有很强的寓意。

两家公司开始竞争，互相分手，两者之间的关系变得越来越对立。经过多年的竞争，先发展起来的企业赢了。老板叹了口气，虽然近年来一直在竞争，但双方都在不断学习和发展。所以他开始互相理解，互相合作。在接下来的一年里，这两家公司共同占据了当地的市场份额，并将台湾企业挤出了市场。

 

3.“冰山原理”中的沟通

 

 

图2  组织冰山原理图

 

如图2所示，冰山上部有形、显性，冰山下部多为隐性。在组织中，各部门成立后，可以看到公司的制度、规定、计划和策略，即冰山上部；组织中的隐藏部分属于冰山下部，如打球、健身、购物、聚会、不同部门之间员工的士气、部门主管对公司经理的满意度等。这些都是看不见的，组织中的大量信息是沟通的重要组成部分。

4.组织管理中的沟通成本

组织中有许多沟通成本，如：第一，直接时间成本；第二，不良沟通造成的损失；第三，沟通对工作场所发展的价值。组织中有三种形式的沟通：垂直沟通、水平沟通和外部沟通。

 

 要点提示

沟通成本三:

① 直接时间成本；

② 不良沟通造成的损失；

③ 沟通对职场发展的价值。

 

三、个人测试人际沟通能力

1.亲自测试问题和结果说明

 

例题

当1.解释你的重要观点时，其他人不想听你说，你会：

A 马上气愤地走开

B 你不会说完，但你可能会很生气

C 等等，看有没有机会说出来。

D 仔细分析对方不听的原因，找机会换个方式说

2.你去参加老同学的婚礼回来，和你住在一起的朋友对婚礼情况很感兴趣。问这个问那个，你会:

A 详细描述了从进门到离开时所看到和感受以及相关细节

B 谈谈你认为重要的事情

C 回答朋友问的任何问题

D 感觉很累，没什么好说的。

3.你正在主持一个重要的会议，而你的一个下属正在玩手机，用声音干扰会议现场。这时，你会：

A 幽默地建议下属不要玩手机

B 严厉地叫下属不要玩手机

C 假装没看见，让它发展吧

D 让下属难堪，让他们无法下台

4.你正在向老板汇报你的工作，你的助手急忙说你有一个重要客户的长途电话，然后你会：

A 说你在开会，然后回电话

B 向老板请示后，去接电话

C 说你不在，请助理问对方怎么了

D 不向老板请示，直接跑去接电话

5.你很快就会遇到一个重要的客人，然后你会：

A 像往常一样随便穿

B 只要不要穿得太差就可以了。

C 换一件你认为非常合适的衣服

D 精心打扮

6.你的一个下属已经连续两天下午请事假了。第三天早上下班的时候，他拿着请假单说下午要请事假。这时，你会:

A 详细询问对方为什么要请假，取决于原因

B 告诉他今天下午有一个重要的会议，不能请假

C 你很生气，什么也没说就批准了他的请假

D 你很生气，不理他，不批假

7.你刚申请到一家公司担任部门经理。上班后不久，你就知道公司里有几个同事想担任你的职务。老板不同意，所以他招了你。对于这些同事，你会：

A 主动了解他们，了解他们的优势，努力成为朋友

B 忽略这个问题，努力做好自己的工作

C 秘密询问他们，了解他们是否有实力与你竞争

D 偷偷打听他们，找机会让他们难堪

8.与不同身份的人交谈时，你会：

A 对于身份低的人，你总是漫不经心地说

B 和身份高的人说话，你总是有点紧张

C 在不同的场合，你会以不同的态度说话

D 无论在什么场合，你都以同样的态度说话

9.当你听别人说话时，你总是会说：

A 对别人的演讲感兴趣，记住要点

B 请告诉对方问题的重点

C 当对方总是说不必要的话时，你会立即打断他

D 当对方不知道该说什么时，你会很烦躁，想做别的事

10.在与人沟通之前，你认为了解对方更重要：

A 经济和社会地位

B 个人修养，能力水平

C 个人习惯，家庭背景

D 价值观、心理特征

 

个人沟通能力通过个人测试，个人测试不需要在问题中找到正确的答案，只要根据个人在工作中的实际情况回答，每个问题只能选择一个。

  计分标准

题目中，题目为1、5、8、在10个题目中，选A记1分，选B记2分，选C记3分，选D记4分。题号为2、3、4、6、7、9题目中，选A记4分，选B记3分，选C记2分，选D记1分。经过亲自测试的人，在亲自测试结果打分后，需要将所有分数加起来。

  亲自测试结果说明

总分在10-20分之间。这意味着经过个人测试的人往往不能很好地表达他们的想法和情感，往往不被别人理解，很多事情可以很好地解决，但因为经过个人测试的人采取不恰当的沟通方式，有时会让事情变得越来越糟。只要你学会控制你的情绪，摆脱坏习惯，你仍然可以得到别人的理解和支持。

总分在21-30分之间。这意味着经过个人测试的人知道某些社交礼仪，会尊重他人，能够通过控制自己的情绪来表达自己想说的话，达到沟通的效果，但他们缺乏高超的沟通技巧和主动性。只要你更加努力，很多事情都会完成。

总分在31-40分之间。这意味着经过个人测试的人非常稳定，是控制情绪的大师。其他人通常不容易知道细节，可以安静地表达自己。他们有很高的沟通技巧和人际交往能力。只要他们能清楚地意识到自己性格的不足，并努力优化，他们就能取得更好的成绩。

2.沟通行为和结果

 

 

图3  图分析沟通行为和结果

 

如图3所示，在人们的日常工作中，与人沟通有以下四种行为和结果：

  你赢我输

你赢我输的行为很容易增强个人无力感。

  我输你输

我输给你的行为很容易导致自闭症。

  我赢你输

我赢你输的行为很容易导致虐待狂。

  我赢你赢

大家都很高兴我赢了你，这是人们沟通的目标结果。